Tehokas meilaaminen tukee kannattavuutta

Nordean HRD-konsultti Carola Hjeltillä on selkeä näkemys siitä, miksi työntekijöitä ehdottomasti kannattaa kouluttaa meilaamiseen liittyvissä asioissa:

– Nordeassa liikkuu päivittäin niin suuret määrät meilejä, että meilaamisen tehokkuus tai tehottomuus heijastuu suoraan kannattavuuteen.

Hjelt arvioi itselleen tulevan viitisenkymmentä meiliä päivässä, mutta jotkut konsernin työntekijät saavat satakin sähköpostiviestiä päivittäin. Finassipalvelukonserni Nordean päivittäisen meililiikenteen määrästä saa käsityksen, kun tietää konsernissa työskentelevän kaikkiaan 30 000 henkeä, joista Suomessa 8 500.

Meilit luovat brändiä

Kirjoittajakoulu Scription johtava konsultti Anja Alasilta kertoi Nordean tukiyksiköiden henkilökunnalle pitämässään koulutuksessa koko joukon muitakin syitä, miksi omaan meilaamiseensa kannattaa kiinnittää huomiota. Uusi, puolen päivän mittainen Mieti vähän, meilaaja! -koulutusohjelma, herättää huomaamaan meilaamisen merkityksen ja kertaa meiliviestinnän perusasiat.

Esimerkiksi tuhannet ja taas tuhannet konsernista lähtevät sähköpostit antavat joko positiivisen tai negatiivisen kuvan yrityksestä asiakkaille ja yhteistyökumppaneille.

– Mielestäni meili on jopa vaikuttavampaa viestintää kuin yrityksen mainos. Se säteilee brändiin, sanoi Alasilta.

Alasillan mukaan myös yrityksen sisäisissä meileissä kannattaa noudattaa laadukasta linjaa, sillä tyyli tarttuu ulkoiseen postiin. Jotta palvelu olisi laadukasta, tulisi huomioida muun muassa vastausten asiantuntemus, ymmärrettävyys ja ystävällisyys.

Perusasiat ”kymmenenä käskynä”

Alasilta on tiivistänyt meilaamisen perusasiat Mieti vähän, meilaaja! -koulutuksessa ”kymmenen käskyn” muotoon.

HRD-konsultti Hjelt oli ilahtunut siitä, että koulutus pureutui nimenomaan meilaamisen oleellisiin peruskysymyksiin. Ne ovat tavallaan itsestään selviä, mutteivät kuitenkaan aina toteudu arkityössä.

Hjeltin mielestä etenkin vinkit, jotka koskivat meilin tarkkaa otsikointia, väliotsikoiden käyttöä viestissä ja tekstin muotoilua auttavat tehostamaan meilailua. Lisäksi oli hyödyllistä muistuttaa, että sähköpostia tulee käyttää vain silloin, kuin lähettäjä uskoo sen vievän viestin parhaiten perille.

– Samaten jokaisen meilaajan olisi terveellistä välillä miettiä, jaksaisiko itsekään lukea pitkiä viestejä. Mainio vinkki oli myös se, että meilaajan kannattaisi joskus katsoa omia viestejään sillä silmällä, minkälaisen kuvan ne piirtävät lähettäjästään.

– Ja ylipäätään oli taas hyödyllistä päästä keskustelemaan omasta työstään ja työskentelytavoistaan, Carola Hjelt lisää

Ulla Ojala

30.10.2007