Meilaajan perussäännöt kirkkaasti mieleen

Tällaista palautetta antoivat Scription uuteen Mieti vähän, meilaaja! -koulutukseen osallistuneet Nordean tukiyksiköiden työntekijät. Kaksituntisessa koulutuksessa käytiin läpi meilaamisen kymmenen keskeistä kysymystä ja muistutettiin mieliin, kuinka oleellinen osa viestintää sähköposti nykyisin on.

Meilailu väheni

Verkkoasiantuntija Pirjo Peltolan mieleen jäi parhaiten kouluttaja Anja Alasillan kehotus ajatella ensin ja meilata vasta sitten.

– Luennon tärkein viesti juuri minulle oli se, ettei meileihin pidä pyrkiä vastaamaan mahdollisimman nopeasti vain siksi, että saisi ne pois saapuneet-kansiosta. On parempi vähän miettiä ja siirtää meili vaikka hetkeksi syrjään odottamaan vastaamista, sanoo Kotitaloudet-yksikössä työskentelevä Peltola.

Peltola lupasi luennon päätteeksi parantaa tapansa tässä suhteessa – ja onnistui.

– Olen nyt toiminut uudella tavalla muutaman päivän ajan. Vaikutus näkyy siten, että edestakainen meilailu on vähentynyt. Kun olen malttanut muotoilla huolellisemmin viestini, lisäkysymyksiä on tullut vähemmän. Pyrin jatkossakin siihen, että sähköpostia tulisi vähemmän, kirjeenvaihdot olisivat lyhyempiä ja asiat etenisivät vikkelämmin.

Vieras kieli tuo oman mausteensa

Konserniviestinnässä tiiminvetäjänä toimivan Kati Tommiskan mielestä meilaamisen pieniä mutta tärkeitä perusasioita on hyödyllistä silloin tällöin kerrata.

– Meilaajalta pääsee joskus unohtumaan, että esimerkiksi meilin otsikon tulisi kertoa vastaanottajalle mistä on kysymys. Samaten viestit pitäisi malttaa pitää lyhyinä. Kannattaisi myös harkita tarkemmin, kenelle meilejä lähettää.

Oman mausteensa Nordean pohjoismaisen finanssikonsernin meilaamiseen tuo se, että työkieli on englanti. Kääntäjän koulutuksen saaneen Tommiskan mielestä omalla äidinkielellä on helpompi meilailla. Väärinymmärryksiä sattuu, kun sama sana ymmärretään eri maissa eri tavoin tai pankkitermejä ei hallita vieraalla kielellä.

– Lisäksi englannin kielen kohteliaisuussäännöt ovat paljon tiukemmat kuin suomen kielen. Meiltä suomalaisiltahan sujuu meilin jättäminen ilman alkutervehdystä, mutta englanniksi se ei käy laatuun.