Oma teksti avaa silmät

Scription nordealaisille pitämissä kirjoittajavalmennuksissa on jo vuosien ajan käsitelty aitoja, osanottajien kirjoittamia tekstejä.

Asiakaspalvelupäällikkö Maria Mäenpää suosittelee menetelmää muillekin.

- Kun koulutusmateriaalina käytetään esimerkiksi aitoja meilejä, osallistujat näkevät konkreettisesti, millaisia viestejä asiakkailta tulee. Samalla he pääsevät arvioimaan, edustavatko annetut vastaukset oikealla tavalla juuri meidän yritystämme.

- Jos esimerkkitekstit olisivat jostain muualta, ne koettaisiin helposti ulkokohtaisiksi.

Tavalliset viestit parhaita

Maria Mäenpää valitsee itse Scription vetämissä koulutuksissa käytettävät meilitekstit. Koulutuksen kannalta hyödyllisimmiksi ovat osoittautuneet arkiset, tavalliset meilit - ääripäät hän karsii pois.

- Vuosien kokemuksella huomaa, mihin kirjoittamisen osa-alueeseen juuri nyt pitää panostaa; pitääkö huomiota kiinnittää viestin sävyyn, kielioppiasioihin vai onko asiakkaalle annetussa vastauksessa annettu väärää tietoa.

- Joskus törmää myös viestiketjuun, jossa kysyjä on puhunut aidasta ja vastaaja aidan seipäästä.

Maria Mäenpää valitseekin käsiteltäväksi mielellään myös viestiketjuja, joissa asiakas on joutunut tekemään lisäkysymyksen.

- Koulutuksessa voimme miettiä, millaisella ennakoinnilla asiakas olisi tullut palvelluksi heti ensimmäisessä vastauksessa.

Ajankäyttö palkitaan

Scriptio pyrkii käyttämään kirjoittajavalmennuksissa mahdollisimman paljon osallistujien itsensä kirjoittamia, aitoja tekstejä. Tämä on havaittu tehokkaimmaksi oppimisen kannalta.

Joskus pulmana on kouluttajien mukaan se, etteivät osallistuvat tuo tekstejään koulutuksiin. Myös esimiehet ovat välillä haluttomia kokoamaan näytteitä.

Maria Mäenpää pohtii, saattaisiko yhtenä vastahankaisuuden syynä olla esimiehen pelko prosessin aikaa vievyydestä. Hänen mielestään se on turha.

Meilien valinnan lisäksi Maria Mäenpää poistaa esimerkkiteksteistä kaikki asiakkaan ja työntekijän yksilöintitiedot.

- Vaivannäkö on ehdottomasti sen arvoista. Haluan panostaa siihen, että henkilöstä saa parhaan mahdollisen annin irti koulutuksesta.

Työtekstit eivät ole yksityisasia

Jotkut koulutuksen osanottajat saattavat kokea tekstit hyvin henkilökohtaisiksi, jolloin korjaavaa palautetta on vaikea ottaa vastaan.

- On kuitenkin muistettava, etteivät työssä lähetettävät tai julkaistavat tekstit ole kirjoittajan yksityisasia, vaan ne menevät koko organisaation piikkiin, sanoo Scription toimitusjohtaja Anja Alasilta, jolla on vuosikymmenien kokemus kirjoittajien valmentajana.

- Työtekstien yhteinen arviointi tulee sitä tärkeämmäksi, mitä enemmän hoidamme asioita kirjoittaen.

Parannusehdotukset ilahduttavat

Asiantuntija Pirjo Peltola on ollut vuosien mittaan paljon mukana Nordean kirjoittajavalmennuksissa. Hän osallistui myös äskettäin isossa auditoriossa järjestettyyn Raikkautta verkkotekstiin -tehotuntiin. Sen aikana Anja Alasilta käytti esimerkkeinä Nordea.fi –sivuilta poimimiaan tekstejä.

- Itselläni on näistä tekstien käsittelyistä pelkästään hyviä kokemuksia. Etenkin silloin, kun olen löytänyt yhteyden koulutuksessa käsiteltyjen asioiden ja omien tekstien välillä ja saanut konkreettisia parannusehdotuksia.

Pirjo Peltolan mukaan on hyödyllistä, että samassa koulutustilaisuudessa käsitellään monen henkilön tekstejä.

- Osallistujat huomaavat, etteivät tuskaile yksin kirjoittaessaan.

Pirjo Peltola on havainnut, että kirjoittajat usein heräävät koulutustilaisuuksissa huomaamaan, kuinka erilaisesta näkökulmasta aito loppukäyttäjä tekstiä tulkitsee.

- Moni on tilaisuuden jälkeen valmis tiivistämään omaa tekstiään ja kirjoittamaan vain sen, mikä on kohderyhmän kannalta oleellista.

12.11.2009