Kyllä täällä rivejä tuotetaan

Oiva Akatemia tuottaa tarpeenmukaisia koulutuspalveluita Helsingin kaupungin virastoille ja laitoksille. Ajankohtaisiin aiheisiin lukeutuu muun muassa intranetin uudistaminen.

- Tuotamme palveluja hyvien yhteistyökumppaneiden kanssa, koska meillä ei oma osaaminen riitä läheskään kaikkeen siihen, mitä me tuotamme, kertoo kehittämiskonsultti Sanna Lyly.

Hän on suuntautunut erityisesti viestintään ja työskentelee enimmäkseen erilaisten esimiesryhmien kanssa. Kirjoittaminen on keskeinen osa monen työtä. Ajankohtaista on esimerkiksi sisällöntuotannon hajaantuminen. Eri ammateissa toimivien tulisi osata tuottaa hyvää verkkosisältöä. Sanna Lyly toteaa, että oman organisaation teksteille sokeutuu väistämättä, koska niihin on tottunut.

- Välillä oikein hätkähtää, miten selkokielisiltä ja järkeviltä tekstit tuntuvat. Siitä pitäisi kai olla huolestunut, koska sitten kun niitä lukee joku muu, helppolukuisuus ja ymmärrettävyys eivät ole ollenkaan samaa luokkaa.

Kapulakieli kaikkoaa kitkemällä

Tekstien parantaminen liittyy myös toiseen ajankohtaiseen asiaan eli asiakirjahallinnon uudistukseen. Päätöksentekoa varten pitäisi tuottaa hyvää tekstiä, josta olisi karsittu paljon julkishallinnolle tyypillisiä kapulakielisyyksiä.

- Valtuusto ja lautakunnat tekevät päätöksiä, ja kun sinne valmistellaan asioita, niin erityisesti tekstin pitäisi olla laadukasta. Kun kaupunkilaiset seuraavat asioita, viesti menee heillekin.

Tiukka työstäminen kitkee tekstistä kapulakieltä. Kelpoja välineitä Sanna Lylyn mukaan ovat tekstitestit, käytännölliset neuvot ja vinkit. Paineet tekstin tuottamiseen ja viestimiseen ylipäätään ovat kovat.

- En ole vielä tavannut sellaista tekstintekijää, joka olisi sanonut, että ”oi, miten hulppeasti minulla on aikaa kaiken tekemiseen ja työstämiseen”. Viime tinka on sellainen, jossa moni kirjoittaa.

”Hyviä käytäntöjä voi aina jakaa”

Yhteisöjen työhyvinvointiin ja muutostilanteisiin liittyvä konsultointi on osoittanut, että kaikki viestinnän kanavat ovat arvaamattoman arvokkaita. Sanna Lyly toteaa kirjoitetun ja puhutun viestinnän nivoutuvan luontevasti yhteen.

- On valtavan kiinnostavaa, minkälaiseksi esimerkiksi sähköpostiviestintä muotoutuu tietyissä yhteisöissä. Kulttuurisia eroja eri työyhteisöjen välillä löytyy samalla tavalla kuin puheviestinnässäkin.

Sähköpostikäytännöt rakentavat osaltaan organisaatiokulttuuria ja vaikuttavat työhyvinvointiin ja työilmapiiriin. Taitamaton toiminta sähköpostin kanssa voi johtaa huomattaviin seurauksiin.

- Sitten kun laittaa menemään isolla jakelulla, saa aikaiseksi paljon hässäkkää, Sanna Lyly huomauttaa.

Sähköpostikäyttäytymisessä hän on itse on tarkkana ja harkitsee, mitä kannattaa viestiä sähköpostitse.

- Monelle yhteisölle tekisi hyvää miettiä sitä. Jos käyttää kiirettä tekosyynä siihen, että pistää jotakin merkillistä meilillä menemään, niin ei laskeskele yhtään sitä aikaa, joka kuluu niiden hässäköiden selvittämiseen sen jälkeen, kun on tehnyt jotain harkitsematonta.

Vuorovaikutus verkossa vaatii harjaantumista

Tärkeimpiä asioita organisaatiossa ovat vuorovaikutus ja vuoropuhelu. Vuorovaikutus verkossa ei kuitenkaan kuulu vielä läheskään kaikkiin työtehtäviin.

- Asioita suunnitellaan yhdessä, niitä toteutetaan yhdessä ja niistä pitäisi koko ajan puhua ja kertoa muuallekin, että niitä tehdään. Viestimättä ei voi organisaatiossa olla eikä varsinkaan johtaa.

Kirjoitettu verkkoviestintä näyttäytyy Sanna Lylylle vielä osittain tutkimattomana maaperänä, joka voi saada aikaan paljon hyvää. Tärkeä kysymys koskee lähdekritiikin asemaa.

- Lähdekritiikki suhteessa verkossa julkaistuihin asioihin on aika huonolla tolalla. Koululaitoksen suhteen olen toiveikas, mutta olen törmännyt siihen, että jotkut suhtautuvat varsin kritiikittömästi verkossa julkaistuun tekstiin.

- Sosiaalinen media on kehittymässä ja minusta olisi hyvä, että suhde siihen olisi terve ja harkittu ja sen mahdollisuudet nähtäisiin. Siihen liittyy myös osallisuuskysymys, kun kaupunkilaisten pitäisi olla – ja ovatkin – mukana kehittämässä kaupunkia ja palveluja. Mitä upeita mahdollisuuksia sosiaalinen media tuottaisi siihen!

13.12.2010

.