Talkoot innostivat intran tekoon

Patentti- ja rekisterihallituksen tavoitteena oli aktivoida Innonet, PRH:n uusi sisäinen verkko. Samalla haasteena oli saada henkilöstö tuottamaan ja päivittämään sisältöä. Miten tavoite onnistui?

Patentti- ja rekisterihallituksen intranet koki viime syksynä suuren muutoksen. Vanhassa järjestelmässä webmaster kantoi viimeisen vastuun sivuston sisällöstä, nyt sivuston sisällöntuotanto ja päivitys hajautettiin eri yksiköihin.

PRH:n suunnittelujohtajan Kari Summasen mukaan alusta asti oli selvää, että sivuston uudet päivittäjät tarvitsevat koulutusta.

Tekstitalkoisiin kokoontuivat eri yksiköiden intranet-vastaavat. Aamupäivä alkoi Anja Alasillan lyhyellä luento-osuudella. Sen jälkeen parinkymmenen hengen porukka jakautui kolmeen pienryhmään Eeva Kiiskisen, Katri Liljan ja Jyrki Tuomisen johdolla.

Ryhmissä avautui käyttäjän näkökulma

Ryhmät kävivät läpi tekstin tuottamisen prosessin lähtien ennakkoon mietityn aiheen muokkaamisesta ja päättyen iltapäivällä tekstin rungon valmistelemiseen.

Ryhmätyö herätti monet huomaamaan merkitysten monimutkaisuuden.

– Vaikka minun itseni on helppo etsiä tarvitsemaani tietoa tietyn otsikon alta, toinen ei välttämättä ajattele samalla tavalla, pohtii assistentti Marina Sjöholm.

Intranet-projektia koordinoineen erikoissuunnittelijan Kimmo Enävuon mielestä koulutuksessa tärkeintä oli motivointi.

– Tämän päivän on tarkoitus olla piristyruiske uudistuneelle Innonetille. Haastetta lisää se, että vanha intranet ehti näivettyä. Niinpä ihmiset eivät helposti usko tähän uuteenkaan. Olennaista olisi saada ihmiset ymmärtämään, että jokainen on verkkokirjoittaja.

Asiat organisaatiota tärkeämpiä

Selvimmin koulutus on näkynyt työinnon lisääntymisenä:

– Koulutuksen jälkeen tuli selvä spurtti uusien sivujen tuottamisessa ja päivittämisessä. Olemme lisäksi perustaneet tekstien kommentointiringin, Kimmo Enävuo kertoo.

Marina Sjöholm kokee koulutuksen vaikutuksen käytännön työssä.

– Mietin enemmän jo etukäteen sitä, kenelle olen kirjoittamassa, hän sanoo.

Uudistunut Innonet otettiin käyttöön vuoden 2004 lopussa. Kimmo Enävuon mukaan aikaisemmin tiukasti yksiköiden välisiä rajoja noudattanut intranet on nyt muokkautunut asialähtöisemmäksi. Kari Summanen on huomannut sivuston hakupolkujen jäsentyneen koulutuksen jälkeen.

Marina Sjöholm on ilahtunut siitä, että työtovereiden asenne Innonetiä kohtaan on muuttunut myönteisemmäksi.