Ulkoministeriön globaali työyhteisö kohtaa sisäisessä verkkopalvelussa, ”Otossa”. Intranet on ainut tapa ministeriölle hoitaa ajantasaisesti ja keskitetysti työelämään liittyvää viestintää ja ohjeistusta. Scription tekstimittarit antoivat elinkaarensa puoliväliä elävälle intranet-versiolle väliraportin ja lähtökohtia tulevalle uudistukselle.
- Ulkoministeriön sisäinen verkkopalvelu Otto on hyödyllinen ja välttämätön, sille ei ole vaihtoehtoa. Olemme globaali organisaatio, jolla on satakunta toimipistettä eri puolilla maailmaa. Intranet on ainut mahdollisuus saada omaan työhön ja työnantajaan liittyvää tietoa missä ja mistä tahansa reaaliaikaisesti, Oton päätoimittaja Eili Andersson korostaa.
- Uutiset eri ulkoasiainhallinnon alueilta ovat erittäin tärkeä tiedonlähde ministeriön ja erityisesti edustustojen väelle. Lisäksi Otto-intranet on työpöytä, jota ilman ei tulisi toimeen. Sieltä löytyy esimerkiksi erilaisia ohjeistuksia, sovelluksia ja arkistoja, Andersson listaa.
Intran nykyversio ehtinyt
elinkaarensa puoliväliin
Nykyinen intranet on ollut käytössä kolme vuotta. Eili Andersson arvioi sen elinkaaren olevan nyt noin puolessa välissä. Pikku hiljaa käynnistyy uuden sukupolven intran kehitystyö. Tai itse asiassa työ on jo alkanut nykyisen palvelun perusteellisella analysoinnilla ja mittaamisella.
- Tavoitteenamme on saada Oton uusi versio käyttöön viimeistään vuonna 2010. Tässä vaiheessa oli hyvä analysoida, missä nykyisessä palvelussa mennään ja mitkä ovat sen kehityssuunnat. Meillä ei kuitenkaan ollut omia resursseja tehdä analyysia ja siksi tilasimme sen tutulta kumppanilta, Scriptiolta.
Laatuselvitys antoi
suuntaa parannustöille
Scriptio teki kaksi erillistä analyysia. Saittimittari selvitti intranetin tekstien laatua ja kehitystarpeita etenkin silmäiltävyyden, luettavuuden ja vaikuttavuuden näkökulmasta.
Lukupuntari puolestaan otti aidot, myös eri maiden edustustojen käyttäjät mukaan selvitystyöhön. Käytettävyys ja lukijoiden kokemukset ja näkemykset löytyivät käyttötilastoista, haastatteluilla sekä käytön havainnoinnilla.
- Otamme toki mielellämme vastaan kaikki positiivisetkin kommentit, mutta hedelmällisintä on rakentava ja objektiivinen ulkopuolinen näkemys, missä pitää kehittää. Saimme analyyseistä uskottavat eväät pidempiaikaiseen kehitystyöhön, päätoimittaja toteaa.
Tekstiremontilla hankalat
tekstit kuntoon
Analyyseistä ilmeni, että lukijoiden kannalta hankalia ja haasteellisia ovat työnantajaviestinnän tuottamat hallinnolliset ja viralliset tekstit. Ulkoministeriö hakikin juuri tälle alueelle nopeaa korjausliikettä Scription Tekstiremontin kautta.
Remonttipäivän aikana verkkotekstejä uudistetaan scriptiokouluttajan ohjauksella pienessä ryhmässä saman tien sujuvammiksi ja helppolukuisemmiksi. Ulkoministeriössä kohteeksi valittiin perinteisesti hankalia, työsuhdelainsäädäntöön liittyviä tekstejä ja verkkosivuja.
- Tekstiremontin jälkeen varmistui, että jopa juristi pystyy ilmaisemaan asiat eksaktisti mutta ymmärrettävästi, Eili Andersson naurahtaa.
9.4.2008
Tulosta sivu
