Sähköpostiviestintä

Mitä sähköpostiviestintä on?

Meilaaminen on kovaa työtä, varsinkin jos sitä tekee asiakaspalveluna. Myös muussa viestinnässä kannattaa miettiä, mitä ja miten kirjoittaa.

Sähköpostin merkitystä ei voi työelämässä enää aliarvioida. Liikenne kasvaa, ja yhä useammin asiakkaat ottavat yhteyttä meilillä. Hyvä viestintä on merkittävä kilpailutekijä.

Opi oikea työprosessi

Ennen kuin alat kirjoittaa viestiäsi, malta hetki miettiä. Hyvän kirjoittajan mielessä välähtää kaksi ajatusta: kenelle kirjoitan ja mitä haluan sanoa?

Edes lyhyt sähköpostiviesti ei välttämättä tule kerralla lähetyskuntoon. Kirjoittaminen on aina prosessi, vaikka kestäisikin alusta loppuun vain minuutin tai muutaman sekunnin. Miettimisen ja kirjoittamisen jälkeen on vuorossa kolmas työvaihe.

Ennen kuin lähetät viestin, tarkista se:

• Onko sävy kohdallaan?
• Sopiiko sanasto vastaanottajan arkipuheeseen?
• Pystyykö lause- ja virkerakenteet ymmärtämään vaivatta ?
• Eihän tekstiin jää pahoja kielioppi- tai lyöntivirheitä?

Hyvin kirjoitettu viesti osoittaa, että arvostat vastaanottajaa.

Viisi vinkkiä meilaajalle

1. Ajattele lukijaa aina asiakkaana eli yhteistyökumppanina.
2. Arvosta lukijaasi: kirjoita kohteliaasti ja oikein.
3. Muista rituaaliset repliikit: tervehdykset, toivotukset ja kiitokset.
4. Älä hätäile turhaan; jos viestisi on huono, joudut vastaamaan uudestaan - tai selvittämään pitkään hankalaa sotkua.
5. Kirjoita ytimekkäästi: kaikki turha viestistä pois.

Muut Abc-sivumme